Внедрение электронного документооборота на предприятии
Любая коммерческая или даже государственная структура крупных размеров просто обязана вести учет движения документации. Причем в соответствии с размерами предприятия и продолжительность движения документов будет длительной.
Необходимость внедрения системы электронного документооборота на торгово-производственных предприятиях связана с необходимостью повышения оперативности работы компании и повышением ее управляемости. Используемая сегодня многими программа документооборота помогает специалистам существенно облегчить весь рабочий процесс, который состоит, как правило, из нескольких этапов.
Сначала вся входящая документация в ручном режиме регистрируется, после чего попадает в руки руководителя компании. Он ставит на документе резолюцию и на следующий день возвращает документ секретарю, который обязан сделать столько копий, сколько исполнителей назначено. Если исполнителем назначен руководитель подразделения, тогда он должен назначить ответственного за выполнение определенной операции, если же нет, тогда ему нужно приступить к исполнению возложенного на него задания.
Но предлагаемая многими специалистами система документооборота помогает существенно сократить время проведения любого типа операций, потому что все делается не собственноручно, а в автоматическом режиме. Теперь процесс, который до этого занимал не меньше трех дней, прекрасно сокращается всего лишь до нескольких минут. То есть секретарь регистрирует входящий документ и сразу же вносит его в систему, переводя форму в электронный вид.
Весь процесс оформления документов происходит в том же порядке, только делается все намного быстрее. Руководитель точно так же назначает исполнителя, назначая сроки исполнения задачи, и документ, минуя секретаря, моментально попадает к выбранному исполнителю. Работать с подобными программами очень просто, потому что интерфейс их чрезвычайно прост и доступен каждому. Подобная система электронного документооборота будет понятна даже тем людям, которые никогда в своей жизни с компьютерами еще не сталкивались.
Причем, при использовании подобного рода программы появляется возможность архивировать документы в электронном виде, а при первой же необходимости сразу к ним обратиться. Кроме того, что документы всегда в необходимом порядке, можно еще и отслеживать выполнение исполнительного процесса. Использование в организации рабочего процесса электронного документооборота сегодня выбирается не только крупными предприятиями, но и объектами мелкого и среднего бизнеса.